Bij een grote gemeente in Nederland, waar men hard werkte aan de Digitale Transformatie, werd veel gevraagd van de inzet en flexibiliteit van medewerkers. Wat kun je doen aan deze toegenomen werkdruk? Hoe kunnen leidinggevenden werkdruk verlagen en welke handvatten kun je medewerkers bieden om zelf iets aan de werkdruk te doen? De gemeente riep de hulp in van Schoonderwoerd om concrete antwoorden te vinden op deze vragen.

Gedeelde verantwoordelijkheid

In samenspraak met alle betrokkenen formuleerden we de volgende doelen voor het traject:

• Het thema ‘werkdruk’ komt expliciet op de agenda;
• De medewerker komt aan het roer van zijn eigen balans en inzetbaarheid;
• We identificeren stressoren en gaan energiebronnen aanboren om werkdruk te verlagen en het werkplezier te vergroten;
• Medewerkers, teamleiders en directie krijgen handvatten om het gesprek over werkdruk te voeren.

Hoe hebben we het aangepakt?

Voor het gehele Cluster Maatschappelijke Ondersteuning (35 managers en 600 medewerkers) hebben we een uitdagend programma ontwikkeld. Zowel bij de teamworkshop als bij de training voor managers kozen we voor ‘ervarend leren’. Bij deze actieve leermethode voeren creatieve werkvormen de boventoon. We maken gebruik van doe-activiteiten om mensen ervaringen op te laten doen. Reflectie over deze ervaringen leiden tot inzicht en groei.

Management kick-off

We startten met een management kick-off om een sense of urgency te creëeren. Als voor een manager al niet duidelijk is wat zijn of haar rol is in het managen van werkdruk en welke verantwoordelijkheden daarbij horen, hoe kun je dan organisatiebreed iets in beweging zetten om de werkdruk te verlagen? Het thema binnen de kick-off was dan ook het opstarten van een gezamenlijk referentiekader omtrent werkdruk.

Teamworkshop (voor 25 teams)

Tijdens de teamworkshops zochten we samen met de teamleden naar antwoorden op vragen als:

• Wat zijn de signalen van werkstress en hoe herken je ze?
• Welke effecten hebben ze op jou en op het team?
• Hoe spreek je je manager aan over de werkdruk? Hoe kun je duidelijk aangeven wat je nodig hebt?

Daarnaast bespraken we per team wat de belangrijkste stressoren zijn en welke energiebronnen ze kunnen inzetten om het werkplezier te bevorderen.

Training voor de managers

In deze training gingen we op een actieve manier met de managers dieper in op het onderwerp werkdruk, met behulp van verschillende vragen:

• Hoe geef je op de werkvloer vorm aan de verantwoordelijkheden die je draagt?
• Hoe voer je een goed gesprek over werkdruk met de medewerkers?
• Waar zitten de verbeterpunten? Hoe gaan ze in het eigen team om met stressoren en energiebronnen, en hoe effectief is die benadering?

Het effect voor de organisatie

Uiteindelijk kreeg het thema werkdruk organisatiebreed meer aandacht! Het ophalen van de top (3 á 5) stressoren en energiebronnen per team gaven zowel de directie als de teams een goed beeld van waarop gestuurd kan worden: wat doen we al goed, wat kunnen we nog doen en wat willen we benadrukken?

Directie, managers én medewerkers waren zeer tevreden met de resultaten. De mogelijkheid om op een ontspannen manier met elkaar in gesprek te gaan over het thema werkdruk werd als zeer positief ervaren.

Onze Incompany trainingen zijn maatwerk, dus alles is mogelijk. Bel via tel. 030-2934899 of mail naar info@schoonderwoerd.nl en we bespreken graag hoe wij kunnen bijdragen aan het succes van jouw organisatie, afdeling of team!